Từ 20 triệu xuống 5 triệu: Doanh nghiệp cần làm gì để không bị loại chi phí hợp lý theo Nghị định 320?

Nếu như trước đây, mốc 20 triệu đồng là con số “thần thánh” mà kế toán nào cũng thuộc lòng để phân loại thanh toán, thì từ ngày 15/12/2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã chính thức thay đổi cuộc chơi. Hạn mức bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt đã giảm sâu xuống còn 5 triệu đồng. Đây là thay đổi lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải siết chặt quy trình chi tiêu ngay lập tức nếu không muốn bị truy thu thuế oan uổng.

1. Hiểu đúng về quy định “trên 5 triệu đồng”

Theo quy định mới, để được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Trước đây: Mua cái máy in 15 triệu trả tiền mặt -> Vẫn được trừ chi phí.

• Hiện nay: Mua cái máy in 6 triệu trả tiền mặt -> KHÔNG được trừ chi phí (bị loại khi quyết toán thuế).

2. Bẫy “xé nhỏ” hóa đơn và quy định cộng dồn

Nhiều doanh nghiệp có thể nghĩ đến việc “lách luật” bằng cách yêu cầu nhà cung cấp tách nhỏ hóa đơn dưới 5 triệu đồng. Tuy nhiên, hãy thận trọng! Cơ quan thuế có cơ chế kiểm soát việc mua hàng của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong một ngày. Nếu tổng giá trị mua hàng trong ngày của cùng một nhà cung cấp vượt quá 5 triệu đồng, thì toàn bộ các hóa đơn đó vẫn phải thanh toán qua ngân hàng mới được chấp nhận.

3. Tác động trực tiếp đến hoạt động hàng ngày

Quy định này ảnh hưởng lớn nhất đến các khoản chi tiêu lặt vặt (petty cash) của văn phòng:

• Tiếp khách, ăn uống.

• Mua văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao.

• Sửa chữa nhỏ, bảo trì máy móc.

• Chi phí xăng xe, công tác phí.

4. Giải pháp “sinh tồn” cho doanh nghiệp và Kế toán

Để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau:

• Rà soát lại quy chế chi tiêu: Sửa đổi quy định nội bộ, hạ hạn mức tạm ứng/thanh toán tiền mặt xuống dưới 5 triệu đồng.

• Trang bị thẻ tín dụng doanh nghiệp (Corporate Card): Cấp thẻ cho các nhân sự thường xuyên phải đi mua sắm, tiếp khách để mọi khoản chi đều có sao kê ngân hàng.

• Làm việc với nhà cung cấp: Thông báo cho các đối tác quen thuộc về việc sẽ chuyển khoản 100% cho các đơn hàng từ 5 triệu trở lên, yêu cầu họ cung cấp số tài khoản chính thức.

• Kiểm soát thời điểm chuyển giao: Với các hợp đồng ký trước 15/12/2025 nhưng thanh toán sau ngày này, hãy ưu tiên chuyển khoản để đảm bảo an toàn tối đa.

Việc hạ hạn mức xuống 5 triệu đồng là bước đi quyết liệt của Chính phủ nhằm minh bạch hóa dòng tiền. Thay vì tìm cách đối phó, doanh nghiệp hãy coi đây là cơ hội để chuyển đổi số toàn diện quy trình kế toán, giảm thiểu rủi ro thất thoát tiền mặt và chuẩn hóa hồ sơ thuế.

Theo Thư Viện Pháp Luật